【簡単GTD】押さえるべきコツは4つだけ!【タスク管理法】

はじめに

Todoistは便利だよーと言い続けていますが、そろそろその肝となるマインドについてお伝えしようと思います。

なぜ私がこうまでTodoist loverなのか。

詳しくはTodoistを愛する9つの理由【タスク・ToDo管理のオススメアプリ】をご覧ください。

端的に言うと、この記事で書いてあるGTDの実践がひとつのアプリできるからです。

そう、キーワードは…GTD。

 

 
たま
なんだか難しそうなんすけど…
 
もるふ
簡単なコツを押さえるだけなので大丈夫ですよ!

GTDで検索すると丁寧に説明してくれているページがたくさん出てきます。

が…「いざ実践!」ということになると、なかなか実践するところまでたどり着かない人もいるかと思います。

 

せっかくGTDについて勉強しても、実践しなくては意味がありません。

GTDを実践することで、

  • タスク管理が楽になる
  • 今取り掛かるべきタスクに集中できる

という多大なメリットがあります。

 

しかし、実践するためには、GTDの全体像を押さえるよりもまずはポイントとなるコツを押さえるべき。

そのコツはたったの4つだけ。

ぜひ実践して、タスク管理のストレスからフリーになりましょう!

 

GTDは特別な方法ではない

GTDとは、“Getting Things Done”の略で、効率的なタスク管理・遂行法として編み出されたマインドのひとつです。

原著はDavid Allen “Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity”

邦訳はデビッド・アレン著 / 田口元監訳『全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』

 

と書き始めていますが、ここで詳細を語るつもりはありません。ポイントだけ。

GTDの本質は、『今すべきことに集中しましょう』ということです。

この「今すべきこと」を整理し、優先順位の高いものから順番に実行していく。

そうすれば、いつの間にか大きなタスクが完了している、というイメージです。

 

難しそうに聞こえますが、コツさえ掴めば自然と頭の中でできるようになります。

押さえるべきコツとしては、

  1. タスクを全部書き出す
  2. 具体的に実行できるタスクまで分解する
  3. 「時間」を意識してタスクに優先順位を付ける
  4. 今やるべきことに集中してタスクをこなしていく

というだけです。

 

こう書くと、自然とできている人もいるのではないかと思います。

そうなんです、GTDとわざわざ命名していますが、本質はとにかく『今やるべきことに集中しよう!』ということです。

それぞれ下で詳しくみていきましょう。

 

タスクを全部書き出す

まずやらないといけないことは、抱えているタスクを全部、頭の外に書き出すことです。

何かとタスクを抱えている人が多いかと思いますが、問題は、それを「頭の中で」抱えてしまうことです。

脳にはキャパシティがあります。

つまり、あれこれ考えていると今やっていることに脳が集中できません。

これは思っている以上にストレスなことです。

(当ブログは「ストレスフリー」を目指しているので、このストレスを無くしたい。)

 

ということで、まずは抱えているタスク・ToDoを全部書き出しましょう。

思い付いた順番で大丈夫。

仕事のことでも、プライベートのことでも、とにかく全部。

脳のメモリ解放!って感じでとにかく全部。

 

この書き出した紙・場所をInboxと呼びます。

やらないといけないことの一時保管場所ですね。

 

そうしたら、書き出したタスクを整理しましょう。

例えば、仕事に関することなのか、プライベートに関することなのか。

仕事でもプロジェクトAに関することなのか、プロジェクトBに関することなのか。

このような分類を「プロジェクト」と呼びます。

実際にタスクをこなす上では、そこまで重要なことではありません。

が、タスクを何度も見返すことになると思うので、ある程度は整理することをオススメします。

具体的に実行できるタスクまで分解する

次に、一度タスクを眺めてみてください。

『プレゼン資料作成』や『報告書作成』…

こんなタスクが並んでいませんか?

こういう大きなタスクはいつまで経っても終わりません。

大変だから後回しにしよう、といってずるずる時間だけが経過、気付いたら発表前日。

なんとか徹夜して終わらせたけど、うまく伝えられず…なんてことになります。

では、どうすればいいのか?

実際にやるべきことは具体的なアクションが取れる段階まで落とし込む

「プレゼン資料作成」は、確かにやらないといけないタスクであることは間違いありません。

問題は、タスクが大きすぎて具体的に何をすればいいかわからないことです。

実際にプレゼン資料を完成させるまでには、しなければならないことがたくさんあるはずです。

例えば、何かを提案するプレゼンだと、

  • イントロで使う自社の業績データを集める
  • イントロで使う他社の業績データを集める
  • 集めたデータをわかりやすくグラフにする
  • 問題点を洗い出す
  • 提案としてまとめる

ざっくりですが、パッと思いつくだけでこれくらいはあります。

こういった『具体的な行動に移せること』まで分解して、それをタスクとしましょう。

 

こうすると、取り掛かるハードルが少し低くなりませんか?

「プレゼン資料かー…あれやってこれもやらないといけないから、今はできないな。ちょっと後にしよう…」

から、

「データ集めか、これなら10分あればできそうだから今のうちにやっとくか」

に代わるはず。

 

格言にもこうあります。

困難なことはすべて、扱うことができ、解決が必要な部分へと分割せよ

デカルト『方法序説』

つまり、やるべきタスクを考えるとき、すぐに行動に移せるひとつのことまで分解しましょう。

そうすれば取り掛かるハードルを下げることにもつながります。

 

「時間を意識してタスクに優先順位を付ける

最後は、優先順位をつけていく過程になります。

色々とタスクが細々と出てきたと思いますが、具体的にどれから取りかかればいいのか悩んでしまうかと思います。

GTDでは、その解決のためにフローチャートがあります。

が、あえて載せません。

押さえておいてもらいたいポイントは、『時間』を考えることです。

 

2分以内にできることはさっさとやってしまう

初めてGTDを知った時に「なるほど」と思ったのがこれ。

2分以内にできることはさっさとやってしまう

 

タスクをこなす時に一番ストレスになること。

それは「始めること」です。

後回しにしちゃいがちな人は、このストレスに悩んでいると言っても過言ではありません。

そんな人におすすめの言葉がこちら。

“Once done is half done.” 「一度始めてしまえば、半分終わったも同じ。」

cited from 名言ナビ

西洋の格言(ことわざ?)ですが、始めた時点でもう半分終わったようなもんなんだから、考えてないで早く始めなさい、と。

なんだか心持ちが楽になる気がしませんか?

 

そこで、半強制的に「始めさせる」魔力を持つ言葉が『2分以内にできることはさっさとやってしまう』です。

個人的には、この「2分」は「5分」でもいいと思います。

とにかく、心理的なハードルを下げるのが目的です。

 

とくに、こういう「簡単な」タスクを後回しにしちゃっていると、「なんでまだやってないんだ」とお咎めを受けやすいです。

そういう意味でも、さっさとやってしまいましょう。

逆に「もうやったの?」と仕事が早い人認定されること間違いなしです。

 

次の行動に差し支えるタスクは優先順位高く設定

 次はちょっと時間がかかるものに取り組んでいきたいわけですが、どんなタスクを優先順位高く設定するか。

ひとつ考えておかないといけないことは、次の行動に差し支えるタスクです。

1番わかりやすいのは、『締め切り』ですね。

先方はその締め切り日時に沿って動いているはず。

そこでこちらのタスクが締め切りに間に合わないと、全部ずれ込んじゃいます。

なので、締め切りが近づいているタスクは優先順位最高ランクになります。

 

また、具体的に締め切りは決まっていなくても順番にこなしていかないといけないタスクも優先順位が高くなります。

例えば、「家を建てる」というタスクがあったとします。

でも、いきなり建て始められるわけではないですよね。

設計図を作らないといけないし、そもそもどこに建てるのかも決めないといけません。

つまり、前のタスクが終わらないと次のタスクが進まない場合がよくあります。

なので、順番を考えて「まずやらないといけないこと」は優先順位を高くしましょう。

 

今やるべきことに集中してタスクをこなしていく

さて、これで細かいタスクに分解し、優先順位が付けられました。

ここまでできていればあとは簡単。

さぁ、どんどんこなしていきましょう。

どれから〜とか考えなくて大丈夫。

優先順位が高いものはどうせやらないといけないので笑

 

とにかく、優先順位の高いものの中で、今の状況でできることにすぐ取り掛かりましょう。

他のタスクのことは気にしなくて大丈夫。

まずは今取り掛かるべきことに集中して終わらせる!と思って全力投球しましょう。

それが終わったら次のタスクに取りかかり、全力投球。

これをひたすら繰り返すだけ。

すでに必要なステップは書き出しているので、この段階ではこなす順番を考えることに脳のキャパシティーを割く必要はありません。

ひたすら順番にタスクを処理していきましょう!

気付いた頃には大きなタスクも終わっているはず。

 

『プレゼン資料作成』のような大きなタスクの前で立ち尽くしていた貴方はもういません。

「そんなんありましたっけ?」くらいの気持ちです。

むしろ早く終わらせてしまって当日までに内容を忘れないようにしましょう。

さいごに

というわけで、GTDのコツをお伝えしました。

簡潔にしすぎでこれをGTDと呼んでいると怒られそうな気もしますが…

どちらにせよ、特別なタスク管理法というわけでもありませんよね。

タスク管理は頭でやってると間違いなく多大なストレスが脳にのしかかっています。

とにかく、

  1. タスクは全部書き出し
  2. 具体的な行動に移せる段階まで分解し
  3. 優先順位を付け
  4. 順番にこなしていく

だけです。

ちょっとしたことですが、頭のスッキリ度合いがまったく違います。

タスク管理も遂行も、楽にしていきましょう。

 

実際にGTDをやってみたいと思ったあなたにおすすめなのが、Todoistというアプリです。

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