Todoistを愛する9つの理由【タスク・ToDo管理のオススメアプリ】

皆さんはどのようにタスク・ToDoを管理・遂行していますか?

私はこのアプリと出会ってからというもの、ずっと愛用し続けています。

その名は “Todoist

この記事では、愛(用)するTodoistの魅力をお伝えします!

本記事のテーマ:Todoistで何が変わるのか?

はじめに

たま
タスクをうまくこなすためのアプリとかないんすかね?
もるふ
そんなあなたにTodoistをご紹介しましょう!

Todoist は Doist Inc. が提供しているタスク・ToDo管理アプリです。

https://todoist.com/ja/home

Mac/Windows、iPhone/Android、ひいてはアプリ/ブラウザを問わず、アカウントひとつで利用可能です。

無料でも使えますが、有料じゃないと使えない機能もありますので、敷居が高いと感じる人もいるかもしれません。

ただ、4,056円/年ですので = 10円ちょっと/日で毎日のToDo管理が楽になるのなら安いもんです。

有料版にアップグレードするかどうか、判断に迷う方はこちらもどうぞ。

有料版Todoistで押さえておくべき4つの便利なプレミアム機能

ということで、使い方はいずれご紹介するとして、まず今回は愛する Todoist の魅力をお伝えしていこうと思います!

1. タスク・ToDoを忘れなくなる

たま
とにかくToDoを忘れちゃうのが怖いっす
もるふ
とにかくすぐにTodoistに入力しちゃいましょう

 

私は一時期、モニターに付箋を貼ってToDo管理をしていました。

が…その時に問題になったのが

  • 貼ってたはずの付箋が無くなる
  • メモをしようと思った時に付箋/ペンがなくて結局メモするのを忘れる

などなど…

ただただ怖いですよね、これ(苦笑

さらには、

  • どれからやればいいのか分からなくなる

という効率の悪いことになっちゃってました。

付箋でうまいことやってる人が羨ましいです…

 

では、そんな私が現在採用している方法はというと

  • すぐTodoistにメモする

です。

 

TodoistはPC向けにもスマホ向けにも提供されているので、ToDoを言われたら・思い付いたら、

  • デスクにいる場合 → PCでTodoistに入力
  • デスク以外にいる場合 → スマホでTodoistに入力

と、いつでもどこでも同じところにメモをまとめられるので安心です。

つまり、その後、別のことをやっている間に頭では忘れちゃっても、

Todoistを見直せば忘れちゃいけないToDoが書いてあるので、きちんと思い出せるわけです。

まぁ、この辺りはToDo管理アプリならできて当然のことですね。

 

2. 今やるべきタスク・ToDoに集中できる

1で触れたように、まずはToDoを忘れないように、言われたら・思い付いたらすぐメモするのが大事です。

ただ、ToDoはこなしていかないと意味がないわけです。

その時に、別のToDoのこと(あとで〇〇さんに電話するの忘れないようにしないと…、とか)が頭をよぎってしまうと、

今やらないといけないことに集中できないですよね。

しかしながら、Todoistにすべて書いておけば、次にやるToDoのことを考えずに今やるべきことに集中できるわけです。

その手法はGTD(Getting things Done)と呼ばれるものです。

別記事で簡単にまとめてみましたのでこちらもどうぞ。

【簡単GTD】押さえるべきコツは4つだけ!【タスク管理法】

 

具体的には、Todoist内でタスクの「割り振り」と「表示方法」がミソです。

基本は、「今日」に割り振られているものを順番にこなしていくことになります。

つまり、今日中にやっておかないといけないことは、タスク入力の際に今日の日付を入力。

逆に明日にならないとできない/明日で良いことは明日の日付を入力。

そうすると、「今日」のタスクには明日の日付を入力したものは表示されないので、

一旦そのタスクのことは忘れて、今日やるべきことに集中して順番にこなしていく、といった具合です。

そして明日になれば、その日付に指定しておいたタスクが「今日」に現れてくるので、それをこなす。

この繰り返しがTodoistなら簡単にできちゃいます。

 

他にも、「ラベル」を活用すれば、「移動中でもできること」をまとめて表示できたりもするので、

電車の中でもちょっとずつタスクを減らしていくことも可能です。

 

つまり、他のタスクを忘れないようにしつつも、今やるべき/今できるタスクに集中する、ということが実現するわけです。

 

3. タスク・ToDoを分割できる

たま
なかなかタスクを完了できないんす
もるふ
「困難なことはすべて、扱うことができ、解決が必要な部分へと分割せよ」です

「困難なことはすべて、扱うことができ、解決が必要な部分へと分割せよ」

これは、かの哲学者・デカルトが『方法序説』の中で述べていることです。

例えば、「プレゼン資料を作る」というタスクを考えてみると、

完了するまでの過程は、実際にはいくつものステップに分けられますよね。

例えば、「データを集める」とか「グラフを作る」とか。

Todoistでは、そんな風に分解した各ステップをツリー状に記載していくことも簡単にできます。

イメージ図

色分けできたり、日付を指定したり、ラベルを設定したり、リマインド通知を設定できたり。

そして、実際にこなす場合は、「今日」に出てきているタスクからこなす、と。

余談:ラベル「移動中も可」は便利
電車で移動中は、パソコンを触らないとできないことはやりづらいかもしれません。

でも、頭で考えることはできるので「何か案を考えてみる」ということはできるわけです。

Todoistは該当するラベルが貼られているタスクのみを表示させることもできます。

電車で移動中にこなせる仕事は〜と思った時には、「移動中も可」のラベルが貼られたタスクに集中してこなせばいいわけです。

つまり、

  1. 初めに各ステップに分解してTodoistに入力
  2. それを順番にこなしていく
  3. いつの間にか元のタスクが完了している

なんてことが可能になります。

 

なんだか難しそうに思えるかもしれません。

ただ、実際にやってみると頭の中がすっきり整理されるので、結局、ストレスフリーでタスクに取り掛かれますよ。

 

4. タスク・ToDoの優先順位、日付、プロジェクト、ラベルを簡単に付けられる

Todoistは様々なショートカットキーを用意してくれています。

タスク入力時に、

  • 「明日」と入れれば明日の日付に
  • p1と打てば、優先順位1に割り振り
  • #と打てば、あらかじめ作っておいたプロジェクトリストが出てくる
  • @を打てば、あらかじめ作っておいたラベルリストが出てくる

などなどが主に使うショートカットキーです。

Mac版では、他のアプリを開いている時でもタスク入力画面を出したり、Todoistアプリに一発で飛んだり、といったショートカットキーもあります。(Windowsも一緒かな?)

タスクを入力・割り振りすることの労力を極力減らそう、という思いがひしひしと伝わってきますね。

 

よく使うショートカットキーをまとめたページはこちら。

Todoistの便利なショートカットキーをまとめてみた

 

また、コメントを残すこともできるので、詳細にメモを残したい時でも安心。

 

5. タスク・ToDoを繰り返し表示させることができる

ToDoの中には、決まった周期で発生するものもあると思います。

例えば「毎週水曜日、会議部屋を予約する」とか。

忘れたくないのでToDoに入れるのですが、予約できたらこのタスクを完了するわけですから、表示から消えちゃいますね。

この後、もう一度タスクを入れれば大丈夫ですが、入れ忘れちゃうとどこにも表示されないまま。

最悪の場合は、そのまま忘れて会議の日が来てしまう可能性も…

ということで、こんな恐ろしいことが起こらないように、定期的に繰り返すタスクは、「完了したら自動で次の日程に設定」されて欲しいですよね。

Todoistでは、これも「繰り返し」で設定できちゃいます。

無事に予約できたら完了をポチッと押すだけ、次の水曜日にはまた「予約する」というタスクが現れてくれます

ほんと、いちいち覚えている必要がなくなるのは、とっても楽チンです。

 

6. タスク・ToDo完了数の目標を設定できる

Todoistでは、1日・1週間単位で、ToDo完了数の目標を設定することができます。

例えば私は、1日あたり7個、1週間(6日)で45個、と設定してあります。

この目標設定のメリットは2つあると感じています。

 

ひとつは、モチベーション

あと1つで目標達成…!と思ったら、なんとか次のタスクも頑張れそうですよね。

または、あと1つやれば目標達成か…じゃあ最後にこれだけやっておくか、という時もあります。

どちらにせよ、結果的にはタスクが減っていくわけですね。

 

もうひとつは、タスクを分割するクセができる、ということ。

この数をこなそうとすると、「プレゼン資料作成」なんておっきなタスクだけでは無理です。

なので、目標達成のためにも、どんどんタスクを細かく分解していくことになるわけです。

そんなん、数稼ごうと思ったらいくらでも小さく分割すればええやんけ、と聞こえてきそうですが…

まさにその通り。

これが実は、ストレスフリーにタスクをこなす上でひとつのポイントなんです。

この「タスクの分割」は上の方でもチラッと出てきた通り、タスクを遂行する上で重要なことです。

いずれ別記事で記載するつもりです。

 

また、その目標を何日・何週間連続で達成できているかを見せてくれます。

こうなると連続記録が途絶えないように頑張りたくなりますね(笑

もちろん、お休みの日・週もあると思います。

その場合はバケーションモードにするだけで、目標数に達していなくても連続記録が途絶えることはありません。

例えば、毎週土日は休みだからバケーションモードに、ということも設定できます。

ちなみに…バケーションモードではタスクを完了してもカルマは増えないので、ずっとバケーションモードで連続記録だけ伸ばす、ということはできません(笑

実際、私も「45週間連続」となっていますが、実際にはそれ以上の時間が経ってますよね(2019年6月3日〜2020年5月24日の期間なのでほぼ1年 = 52週)。

バケーションモードにして記録を達成できなかった場合は、スキップされるだけです。

 

7. タスク・ToDoをこなすとランクアップする

たま
で、その「目標」を達成したらご褒美でもあるんすか
もるふ
Todoist では「ご褒美」、あるんです

続けるにあたり、モチベーションが糧になる人もいるかと思います。

そんな人にこそTodoistを使って欲しい!

Todoistでは

  • タスク完了
  • タスク追加
  • 1日・1週間の目標達成

などで「カルマ」と呼ばれる得点が得られます。

これが溜まっていくと、ランクがどんどん上がっていきます。これがご褒美です(笑

つまり、

カルマを得るためにタスクをこなす = タスクがどんどん減っていく

という寸法です。

 

ちなみに私は、いつの間にか上から2番目の「グランドマスター」になってました。

正直、ここまで生活に馴染んでしまうとカルマとかあまり気にしなくなりますが…(笑

 

8. こなしてきたタスク・ToDoの年間レポートが受け取れる

これは完全に趣味の領域だと思います。個人的にはこれもご褒美(笑

Todoistは、年末になると年内に完了してきたタスクについての統計を出してくれます

例えば、年間でタスクを完了したのはどの時間帯・曜日が多いのか、年間で最もタスクをこなした日・週などがバーンと出てきます。

こういう数字を見るのが好きな私は、そのデータを眺めているだけで楽しいんですよね。

楽しすぎてスクショを撮り忘れるくらい。

おそらくは、これらのデータから自己分析して、翌年のToDo管理をより効率的に〜という思いがあるのだとは思いますが…(苦笑

 

ちなみに、全世界のTodoistユーザーの中でカルマ取得数を順位化して、自分がどのあたりにいるのかも出してくれます。

なんと、私は昨年の年間カルマ取得 TOP 1%に入っていたそうです。

まず、アプリの方でそういったレポートを出してくれるのが驚きで、こちらもスクショを撮るのを忘れていました…

というか、その時だけしか見れないのやめて欲しい… いつでも見直したい!(笑

まぁ…おそらく、次の年末にまたレポートが来るかと思うので、乞うご期待!ということで。

 

9. PC版とスマホ版を別々で購入する必要がない

あるあるだと思うのですが、有料アプリをPC用とスマホ用と、別々で買わないといけないのはなかなかに辛い!

しかも最近はそれぞれサブスクリプションだったりするわけです。辛い辛い。

そんなあなたに朗報です。

Todoistは、アカウントで課金(¥4,056円/年)です。(2020.8月現在)

つまり、ひとつのアカウントで課金してしまえば、あとはPC用とスマホ用のそれぞれでそのアカウントにログインするだけで、どちらも有料版を使えます。

これの何がいいか?

 

1つ目は、MacでもWindowsでも、iPhoneでもAndroidでも、関係なく使えるということです。

あなたが普段から愛用しているそのPC・スマホで、すぐに使えます。

 

もっというと、ログインすればいいだけなので、お好きなブラウザでもTodoistの有料版を使えるわけですね。

つまり、2つ目は、station.appのようにサービスを一元管理するアプリ上にまとめられるんです。

この辺りはいずれ、stationの記事でご紹介する予定です。

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

細かいことを言うと、ダークモード対応とか頻繁にアップデートされて使いやすくなるとか、色々あります。

この9つは溢れ出る思いの一部です。長くなりすぎるので泣く泣く最小限に削りました(苦笑

結局は長くなってしまったような気もしますが、Todoistの魅力が伝われば幸いです。

 

なお、私は個人で使ってますが、チームで使うことも可能です。

タスクを人に振る、というか振った後のことが劇的に楽になるような気がします。

実際には、足並みを揃えるのが難しいかもしれませんが…

 

いずれ、使い方なども記事にしていく予定です!

とにかく、タスク・ToDo管理にお悩みの人には、Todoist、超オススメです。

https://todoist.com/ja/home

 

皆さんはどうやってタスク・ToDo管理してますか?

オススメの方法などあれば、ぜひ教えてください!


 

フォローしてもらえると嬉しいです!